Procedura di acquisto e vendita

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Il presente documento esplicita i passaggi da ritenersi FONDAMENTALI (se non obbligatori) per tutte le risorse coinvolte nel processo.

Verrà analizzata la PROCEDURA che l’azienda ha deciso di adottare per la gestione della compravendita e non saranno trattati, invece, i passaggi tecnici da effettuare sul gestionale.

 

  1. Proposta ordine da cliente
  • Chi? Gli addetti alla vendita ed il servizio clienti.
  • Cosa? Gli addetti alla vendita comunicheranno al servizio clienti, attraverso opportuni mezzi (portale, email, fax o telefonicamente), i dati relativi alla richiesta del cliente. Il primi passaggi che il servizio clienti dovrà necessariamente eseguire sono:
    • Verifica della presenza del cliente nel gestionale (anagrafica) ed eventualmente inserirlo;
    • Verifica della presenza degli articoli nel gestionale (anagrafica) ed eventualmente inserirli;
    • Verifica della fattibilità finanziaria del cliente (fido) ed eventualmente sottoporre all’attenzione della direzione.

 

  1. Inserimento ordine da cliente
    • Chi? Il servizio clienti.
    • Cosa? La richiesta del cliente viene registrata nel gestionale, e saranno inserite le condizioni di vendita pattuite con il cliente. Al termine sarà effettuata la stampa dell’ordine da cliente inserito, che verrà allegata alla richiesta del cliente.

 

  1. Proposta d’ordine a fornitore
    • Chi? L’addetto dell’ufficio acquisti.
    • Cosa? Il fornitore riceve la richiesta tramite fax o email (se fattibile) contenente codice prodotto, descrizione, quantità e prezzo unitario. ATTENZIONE: si tratta di una proposta d’ordine, e non di un ordine definitivo (o confermato)

 

  1. Attesa della conferma dal fornitore
    • Chi? L’addetto dell’ufficio acquisti.
    • Cosa? L’addetto attende ed eventualmente sollecita il fornitore per ricevere la conferma della proposta d’ordine. Una volta ricevuta la conferma, Viene analizzata e confrontata con la proposta e se le condizioni sono congruenti e/o soddisfano le nostre esigenze si può procedere con i successivi passaggi.

Qualora il fornitore confermasse le condizioni solo telefonicamente, sarà necessario scrivergli riepilogando i dettagli dell’accordo preso.

 

 

  1. Ordine al fornitore
    • Chi? L’addetto dell’ufficio acquisti.
    • Cosa? L’addetto trasforma la proposta in un ordine definitivo, in cui vengono indicati il codice prodotto, la descrizione, la quantità e il prezzo unitario confermato dal fornitore. E’ in questa fase che realmente si procedere all’acquisto dei prodotti.

 

  1. Arrivo della merce dal fornitore
    • Chi? L’addetto dell’accettazione merci e l’addetto dell’ufficio acquisti.
    • Cosa? La merce giunge a destinazione ed è necessario procedere al carico dei prodotti in magazzino.

In questa fase il gestionale prevede la cosiddetta “estrazione degli ordini a fornitori aperti o inevasi”: l’addetto dell’accettazione della merce può capire se la merce ricevuta sia stata richiesta dall’ufficio acquisti o meno tramite la visualizzazione degli ordini aperti (o inevasi).

Il documento inviato dal fornitore potrebbe non essere conforme alla richiesta, per errore o volutamente. In ogni caso vige l’obbligo di caricare la merce come indicato nel DDT (documento di trasporto) o nella fattura accompagnatoria del fornitore.

L’ufficio acquisti (che dovrebbe monitorare lo stato degli ordini) riceve l’informazione di questa incongruenza, e in seguito comunicherà come procedere, contabilmente e/o logisticamente, nei confronti del fornitore (secondo quanto previsto dalla Procedura anomalie di ricezione merce).

Attenzione: in questa fase non è importante la verifica sui prezzi, spesso omessi sui DDT, in quanto, se gli step precedenti sono stati eseguiti correttamente, non si dovrebbero avere scostamenti. In caso contrario, avendo tracciato ogni passo del flusso di acquisti, sarà semplice fornire tutta la documentazione a riprova dell’errore.

 

  1. Controllo dell’arrivo merce
    • Chi? L’addetto del magazzino.
    • Cosa? Il carico della merce produce un lista di spunta, utilizzata dalla risorsa preposta per la verifica dei prodotti effettivamente giunti in magazzino.
      I prodotti che arrivano in magazzino potrebbero non coincidere con quanto indicato dal documento del fornitore, e a quel punto viene aperta un’anomalie di spedizione, dove per ogni prodotto non conforme (o mancante) viene avviata una procedura di gestione (Procedura anomalie di ricezione merce).

 

 

 

  1. Invio della lista di preparazione merce in magazzino
    • Chi? L’addetto del servizio clienti e l’addetto del magazzino.
    • Cosa? Terminata la parte di acquisto si procede con l’evasione della vendita, processo definito come “estrazione degli ordini da cliente”. L’addetto del servizio clienti genera la lista, data da tutti gli articoli che, a seguito del carico, risultano evadibili, e l’addetto del magazzino procede col prelievo della merce.

 

  1. Emissione del documento di vendita
    • Chi? L’addetto al controllo della merce in uscita
    • Cosa? La merce, dopo essere stata prelevata come indicato nello step 8, è pronta per partire. In questa fase vengono prodotti i documenti necessari per il trasporto. A seconda delle politiche aziendali e/o delle caratteristiche del cliente, la merce potrà viaggiare con DDT o con la Fattura Accompagnatoria. Nel caso di emissione di DDT, verranno poi generate le Fatture Differite (in genere l’ultimo giorno del mese), che rappresentano il riepilogo, comprensivo dei prezzi di vendita, delle “cessioni” di merci avvenute nel periodo di competenza.

 

  1. Registrazione della fattura di acquisto
    • Chi? L’addetto della contabilità
    • Cosa? L’addetto della contabilità registra la fattura inviata dal fornitore (a fine mese o come documento accompagnatorio delle merci), facendo attenzione a verificare la corrispondenza tra quanto riportato in fattura e i documenti registrati nel gestionale. La contabilità ha come unico strumento per poter effettuare le verifiche i documenti caricati nel gestionale dagli addetti nelle varie fasi del processo di acquisto, e per questo è molto importante che i diversi passi siano eseguiti scrupolosamente.

 

 

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